はじめに｜丁寧に作った管理表が、重荷になった

チャンネルを始めたとき、私はちゃんとした管理表を作りました。

制作管理表には、Skywork AIでの画像生成から始まり、Suno AIでの音楽生成、KlingAIでの動画化、Audacityでの音声処理、Canvaでの最終編集、サムネイル作成まで、6つのSTEPをひとつひとつ✓で管理できる仕組みを設計しました。

配信管理表には、配信予定日・曜日・実公開日・ステータスのほか、再生回数・CTR・視聴維持率・視聴時間・高評価数・コメント数・登録転換数……さらにX告知の有無、ブログ連動の有無まで、20項目以上を記録できるようにしました。

月次サマリーシートも作りました。登録者数・広告収益・Xフォロワー数の推移も記録できます。

完璧でした。

でも、あるとき気づいてしまいました。

「管理表を開いて埋めること」それ自体が、一つの作業になっていると。

 

💜 Hiroroのひとこと

「管理表を更新しなきゃ」というプレッシャーを感じ始めたら、それはもう本末転倒のサインだと思っています。管理ツールは制作を助けるためのもので、管理ツールのために制作するわけじゃない。

今回の記事は、そういう気づきから生まれた「仕組みの見直し」の話です。

 

第1章｜何が問題だったのか——「記録のための管理」になっていた

制作管理表：6STEPは正確だが、入力コストが高い

YAMATO SOULS（大和魂BGM）の制作フローは、以下の6STEPで成り立っています。

 

• ① 画像生成（Skywork AI）
• ② 音楽生成（Suno AI）
• ③ 映像化（KlingAI）
• ④ 音声処理（Audacity）
• ⑤ 最終編集（Canva）
• ⑥ サムネイル作成（Canva）

 

毎週4本を制作するので、週16個のチェックボックスを管理する計算になります。これ自体は悪くない。問題は、それが「正確に記録できているか」を気にするあまり、更新のタイミングを逃して一気にまとめて埋める……という作業になっていたことです。

 

配信管理表：20項目超の入力は、記録係の仕事

配信管理表には、YouTubeアナリティクスの数値を毎週手入力する欄が多数ありました。CTR・視聴維持率・視聴時間・高評価数・コメント数・登録転換数……。

これらは月次サマリーを作るために必要なデータで、「いつか集計しよう」と思って作った欄でした。ところが実際には、数値を入れることに時間を使いすぎて、「何のための管理か」が見えにくくなっていました。

 

💜 Hiroroのひとこと

チャンネルを育てるためのデータ管理と、日々のオペレーションを回すための管理は、別物だったんですね。

前者はスプレッドシートが得意なこと。後者はTodoistが得意なこと。それを一つのツールでやろうとしていたのが問題でした。

 

⭐ ポイント

管理ツールには「記録・分析」と「行動トリガー」の2つの役割がある

スプレッドシートは記録・分析が得意。Todoistは行動トリガーが得意。

両方を一つのツールに求めると、どちらも中途半端になりやすい。

 

第2章｜「一番忘れること」だけを管理する——整理して見えた本当の課題

チャンネル運営で一番やらかしやすいことは何か

管理を見直す前に、「大和魂BGMチャンネルで自分が実際に失敗しやすいことは何か」を正直に整理してみました。

制作フローの抜け（画像を作り忘れる、音楽を作り忘れる）は、実はほとんど発生しません。なぜなら制作は日曜日にまとめてやる習慣があるから。フローが身についている部分は、細かく管理しなくてもなんとかなっています。

問題は、制作後の「公開・告知まわり」でした。

 

Xの投稿、特に「リプライ」が一番抜ける

YAMATO SOULSのX運用では、YouTube動画1本につき以下の投稿が発生します。

 

【1本の動画に対して発生するXタスク】

No.	投稿タイプ	内容	忘れやすさ
1	日本語ポスト	YouTube公開に合わせた告知（日本語）	△ 比較的覚えている
2	英語ポスト	同内容を英語で作成・投稿	△ やや忘れがち
3	日本語リプライ	日本語ポストへの返信（YouTube URL掲載）	🔴 一番忘れる
4	英語リプライ	英語ポストへの返信（YouTube URL掲載）	🔴 一番忘れる

 

日本語ポストと英語ポストは「投稿しなきゃ」という意識があるので比較的覚えています。でも、その後のリプライ——URLをリプライ欄に掲載する——これが抜ける。

週4本の配信があると、1週間で最大8件のリプライタスクが発生します。これを全部ちゃんとやるには、「リプライまで終わったか」を確認できる仕組みが必要でした。

 

⚠️ 注意点

X（旧Twitter）はポスト本文にURLを入れると表示上の不利（リーチ低下）があるため、このチャンネルではURLをリプライ欄に掲載する運用にしています。

そのため「ポストは投稿した＝完了」ではなく、「リプライも投稿した＝完了」という2ステップになります。これが抜けると告知として機能しません。

 

もふもふ睡眠BGMはなぜ対象外にしたか

今回の仕組み化は、大和魂BGMチャンネルのみを対象にしました。もふもふ睡眠BGMチャンネルはTodoistの管理対象外としています。

その理由は、両チャンネルの運営スタイルが違うから。もふもふ睡眠BGMは制作フローが比較的シンプルで、現状の運営ペースでも抜け漏れが少ない。同じ管理システムに入れてしまうと、タスクが増えて「管理のための管理」に逆戻りする可能性があります。

「全部管理しない」という選択も、シンプル化の一部です。

 

💜 Hiroroのひとこと

「管理対象を絞る」のは怖い感覚があるんですよね。抜け漏れが増えそうで。

でも実際には、管理システムが複雑になるほど「システムを維持すること」にエネルギーを使うようになって、本来の目的（チャンネルを育てること）から離れてしまう。シンプルさを保つのも一つの戦略です。

 

第3章｜Todoistで設計した「4フェーズ管理」の仕組み

フェーズの設計思想

管理のシンプル化にあたって決めた原則は一つ。「次に何をすべきかが一目でわかること」です。

そのために、各動画の進捗を以下の4フェーズで管理します。

 

フェーズ	状態	内容・やること
① 制作前	Claude出力前	画像・音楽・動画・サムネイルのプロンプト、YouTubeタイトル・説明文、X投稿文をClaudeのプロジェクトで一括生成する前の状態
② 制作済み	Claude出力完了	上記の全素材をClaudeで生成完了。そのまま実制作（SUNOで音楽生成、KlingAIで動画生成など）に入れる状態
③ YouTube予約完了	YouTube予約設定済み	YouTube Studioで公開日時の予約設定が完了。あとはX投稿を待つだけの状態
④ X予約完了	X投稿完了	日本語ポスト・英語ポスト（各1）＋リプライ（各1）の計4投稿すべての予約または投稿が完了。この動画は全工程終了

 

⭐ ポイント

「制作済み」と「YouTube予約完了」の間に時間差が生まれることがある（即日予約できない場合など）ため、この2つをフェーズとして分けました。

フェーズを前に進めるだけなので、更新にかかる時間は数秒です。

 

週次制作サイクルとの対応

YAMATO SOULSの制作・配信サイクルは以下の通りです。

 

曜日	役割	やること
日曜日	制作DAY	一週間分4作品をまとめて制作 Claudeで全素材を一括生成
月曜日	配信DAY①	SAMURAI系動画を公開 X：日本語＋英語ポスト＋リプライ×2
水曜日	配信DAY②	EDO系動画を公開 X：日本語＋英語ポスト＋リプライ×2
金曜日	配信DAY③	HEALING系動画を公開 X：日本語＋英語ポスト＋リプライ×2
土曜日	配信DAY④	JAPAN系動画を公開 X：日本語＋英語ポスト＋リプライ×2

 

日曜日に4本分の全素材をClaudeのプロジェクトで一括生成し、①制作前 → ②制作済みに移動。

その後、YouTube予約設定を行い③YouTube予約完了へ。配信日にXの投稿・リプライまで完了したら④X予約完了に移動します。

Todoistを開けば「今週の4本が今どのフェーズにあるか」が一目でわかります。④まで進んでいない動画がある場合、それが「今日やるべきこと」のサインになります。

 

💜 Hiroroのひとこと

ClaudeのプロジェクトでX投稿文（日本語・英語ポスト＋リプライ）まで一括生成しているので、制作済みの状態になればX投稿自体の作業量はほぼゼロ。

問題は「生成したのに投稿を忘れる」ことだったので、Todoistでフェーズ管理することで「忘れていないか」を可視化できるようになりました。

 

第4章｜スプレッドシートとTodoistの役割分担

今回の移行で、スプレッドシートをやめたわけではありません。役割を明確に分けました。

 

項目	旧：スプレッドシート	新：Todoist 4フェーズ
管理の目的	記録・集計・分析	行動の抜け漏れ防止
項目数	20項目以上（制作・配信・アナリティクス等）	4フェーズのみ
Xポスト管理	列で管理（済/未の切り替え）	④フェーズ完了で一元管理
更新コスト	高い（複数列・シートをまたぐ）	低い（フェーズを動かすだけ）
続けやすさ	開くのが億劫になりがち	タスクビューを確認するだけ
残す理由	—	アナリティクス記録・月次サマリー用として役割分担

 

スプレッドシートは「データを蓄積・分析する場所」として維持します。月次のYouTubeアナリティクス数値（CTR・視聴維持率・視聴時間など）の記録や、登録者数推移の把握には今でも使います。

Todoistは「今日・今週の行動トリガー」として機能させます。

2つのツールに役割を分けることで、それぞれの強みを活かせるようになりました。

 

💜 Hiroroのひとこと

「良いツールを作ったのに使わなくなった」という経験、ブログ管理でもYouTube管理でも繰り返してきました。

道具は多機能なものより、「これだけのことをやる」と決めたシンプルなものの方が続く。当たり前のことだけど、実際に経験してみないと気づけないんですよね。

 

まとめ｜「続けられる管理」が最強の管理

完璧な管理表は、使われなければ意味がありません。

今回の移行で、私が選んだのは「20項目の完璧な記録」より「4フェーズのシンプルな行動管理」でした。

 

ポイントをまとめます。

 

✅  「管理ツールの更新が作業になっている」と感じたら、仕組みの見直しサイン

✅  スプレッドシート（記録・分析）とTodoist（行動トリガー）は役割が違う

✅  Xのリプライ忘れ対策として、④X予約完了フェーズを設ける

✅  管理対象を絞ること自体も、シンプル化の戦略

🔲  実際に運用してどう変わったか——次の週次レポートで報告予定

 

まだ運用を始めたばかりなので、「これで完璧」とは言えません。実際に使い続けてみて、改善があれば次の週次レポートで正直に報告します。

 

📘 次回予告

次回（5/22）：AI副業で実際にいくらかかっているか——Suno・KlingAI・Canva・Claudeの月額費用を全部公開します